Privacy Verklaring Fundisa Weddings

Ik vind het erg fijn dat jullie vertrouwen in mij hebben dat ik zorgvuldig met jullie gegevens om ga. Hieronder geef ik aan hoe ik er daadwerkelijk voor zorg dat jullie gegevens bij mij in goede handen zijn.

Deze privacy verklaring geldt voor alle bruidsparen (en uiteraard alle andere mensen) die na 1 april 2017 in contact zijn gekomen met Fundisa Weddings.

Wie heeft toegang tot jullie gegevens?

Mijn naam is Iris Diekstra en ik ben sinds 1 april 2017 de trotse eigenaresse van Fundisa Weddings. De website www.trouweninzuidafrika.nl wordt beheerd door Fundisa Weddings. Fundisa Weddings is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in de zin van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het gaat hierbij om al jullie gegevens die jullie zelf naar mij sturen via een contactformulier op mijn website, e-mail, WhatsApp, de post, de telefoon, een persoonlijk gesprek, Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter of een sms.

Welke gegevens verzamel ik?

Minimaal

Van alle bruidsparen heb ik de volgende gegevens nodig:

Voor- en achternaam

Voor- en achternaam van jullie eventuele gasten

E-mailadres

Telefoonnummer

Adres: straat, huisnummer, postcode, plaats en land

Geslacht

Indien er kinderen meegaan moet ik de leeftijd weten zodat ik weet welke accommodaties geschikt zijn

Met papierwerk

Als jullie willen dat ik ook het papierwerk voor jullie regel, dan heb ik de volgende gegevens ook nodig:

Alle voornamen

Geboortedatum

Burgerlijke Staat

Nationaliteit

Paspoortnummer

Beroep

Hoogst genoten opleiding

Kopie van paspoort, waarbij de BSN onleesbaar is gemaakt en de pasfoto onherkenbaar is gemaakt

Kopie uittreksel van jullie gemeente

Indien van toepassing: kopie scheidingsakte (1e en laatste pagina)

Of indien van toepassing: kopie van overlijdensakte ex-partner

Indien van toepassing: kopie van jullie huwelijkse voorwaarden (1e en laatste pagina)

En (een deel van) jullie trouwfoto’s indien ik die van jullie mocht bekijken

 

Wat doe ik met jullie gegevens?

Om jullie bruiloft te kunnen regelen, heb ik gegevens van jullie nodig. Als jullie ook willen dat jullie Zuid-Afrikaanse huwelijk rechtsgeldig is in Nederland of België, dan heb ik veel meer gegevens van jullie nodig. Ik zal nooit jullie gegevens aan een andere partij verkopen. Jullie gegevens worden door mij alléén gebruikt om jullie bruiloft te kunnen organiseren. Ik gebruik deze gegevens nooit voor reclame uitingen, spam, een nieuwsbrief of andere algemene informatie te sturen. Van mij kunnen jullie altijd alléén 1 op 1 mails verwachten, die van toepassing zijn op jullie vragen en wensen.

Als jullie één van mijn contactformulieren op mijn website www.trouweninzuidafrika.nl invullen, dan ontvang ik automatisch een e-mail van jullie waarin minimaal je naam, e-mailadres en telefoonnummer staat. Het is mogelijk om alléén een telefoonnummer of alléén een e-mailadres door te geven, maar zonder in ieder geval 1 van beide kan ik geen contact met jullie opnemen.

Bij elke bruiloft die ik regel geef ik in ieder geval jullie namen door aan de accommodatie, de trouwambtenaar, de fotograaf en eventuele andere door jullie gekozen derden. En indien jullie toestemming geven, krijgen zij ook vlak voor jullie bruiloft jullie telefoonnummer, zodat ze jullie, in geval van nood, ook kunnen bereiken.

Met papierwerk

Indien jullie willen dat ik het papierwerk regel, heb ik ook diverse andere privacy gevoelige informatie nodig. Indien jullie dit per e-mail sturen, dan bewaar ik de e-mails in mijn Google G-Suite account in jullie mapje. Maar het is beter om alles via OneDrive naar mij te sturen.

Ik sla op mijn laptop en OneDrive een kopie van deze documenten op. Dit staat in een mapje met jullie naam. En ik bewaar een uitgeprint exemplaar in een ordner met al jullie gegevens. Na jullie bruiloft, als jullie het Unabridged Marriage Certificate hebben ontvangen, haal ik jullie gegevens van mijn laptop en OneDrive en bewaar ik jullie gegevens op een externe harde schijf.

Indien ik het papierwerk moet regelen, dan zal ik jullie gegevens naar Zuid-Afrika moeten sturen. Alle gegevens en documenten die nodig zijn om jullie huwelijk in Zuid-Afrika te registeren en om het Unabridged Marriage Certificate aan te kunnen vragen, stuur ik per OneDrive (indien mogelijk) naar de betreffende trouwambtenaar in Zuid-Afrika. Zij zullen deze documenten voor jullie nakijken.

In Zuid-Afrika

Vervolgens nemen jullie alle originele documenten mee naar Zuid-Afrika en overhandigen deze aan jullie trouwambtenaar. De trouwambtenaar levert het origineel in bij Home Affairs in Zuid-Afrika, voor de aanvraag van jullie trouwakte.

Indien jullie kiezen voor een bruiloft met papierwerk dan zal ik aangeven welke documenten en gegevens ik van jullie, in jullie specifieke situatie, nodig heb. Een kopie van deze documenten stuur ik per One Drive naar de personen die jullie papierwerk in Zuid-Afrika regelen. Jullie geven zelf het origineel af aan de trouwambtenaar.

De trouwambtenaren en Home Affairs zijn zelf verantwoordelijk voor de privacy volgens de Zuid-Afrikaanse wet.

Facebook

Daarnaast verzamelt Facebook via mijn Facebookpagina doelgroepstatistieken door middel van een cookie. Deze cookies zijn twee jaar actief. De data die door Facebook wordt verzameld met behulp van deze cookie wordt echter geanonimiseerd aan mij doorgegeven. Op dit moment is het nog niet mogelijk voor mij om dit uit te schakelen, maar zodra dat kan, zal ik dit uitzetten. Aangezien ik niks met deze informatie doe. Ik maak ook geen gebruik van een Facebook Pixel.

Waarom bewaar ik jullie gegevens?

Tijdens de voorbereiding van jullie bruiloft in Zuid-Afrika heb ik jullie gegevens regelmatig nodig. Hiervoor heb ik dus een mapje op mijn laptop waarbij ik al jullie gegevens bij elkaar bewaar. Daarnaast print ik alle relevante informatie uit en berg dit op in een ordner. Dit maakt het organiseren van jullie bruiloft makkelijker en overzichtelijker voor mij. Bovendien heb ik altijd een papieren back-up mocht mijn laptop crashen. Ik maak ook regelmatig een back-up op OneDrive en/of een externe schijf.

Na jullie bruiloft of, indien ik het papierwerk ook voor jullie regel, nadat jullie de papieren hebben ontvangen, verwijder ik jullie gegevens van mijn laptop en OneDrive. Ik bewaar deze daarna nog wel op mijn externe harde schijf en de ordner blijft ook langer bewaard. Het e-mailmapje met alle mailwisseling over jullie bruiloft exporteer ik een jaar na jullie bruiloft naar de externe harde schijf. Dit bewaar ik vooral voor het geval jullie het Unabridged Marriage Certificate kwijtraken en een nieuwe nodig hebben. Maar ook voor de Belastingdienst moet ik gegevens 7 jaar lang bewaren.

Met wie deel ik jullie gegevens?

Ik deel jullie gegevens met zo min mogelijk personen. Soms is het noodzakelijk om dingen te delen. De personen die jullie gegevens (deels) zien, zijn:

Mijn boekhouder, boekhoudprogramma en de Belastingdienst

Zij zien de factuur/facturen die ik aan jullie heb gestuurd en daar staan jullie namen en adres op. En wat jullie betaald hebben voor jullie bruiloft.

Google G-Suite

Mijn e-mails komen binnen via Google G-Suite en daar worden alle e-mails opgeslagen.

Office 365 Business (Microsoft), inclusief OneDrive

Voor het verwerken van gegevens gebruik ik Microsoft Office 365 Business. Op 1 augustus 2016 heeft Microsoft zich aangemeld voor de EU-U.S. Privacy Shield als eerste wereldwijde cloud diensten provider. Alle doorgifte van gegevens gebeurt op grond van het EU-VS Privacy Shield Framework. Meer informatie over het privacybeleid van Microsoft, laatste statusupdates rondom de GDPR compliance, locaties van data-opslag en doorgifte van gegevens vind je hier. Als locatie voor de dataservers koos ik voor Europa (een instelling binnen Office 365 Business).

Rabobank

Jullie maken mijn factuurbedrag over aan mijn Rabobankrekening. De Rabobank weet in dat geval jullie naam en rekeningnummer.

Trouwambtenaren

De trouwambtenaren in Zuid-Afrika hebben gegevens van jullie nodig. Als jullie kiezen voor een bruiloft zonder papierwerk, dan is jullie voornaam wel het minste wat ik moet geven. Maar bij een bruiloft met papierwerk moet ik veel informatie van jullie doorsturen. Zij hebben dit nodig om jullie huwelijk in Zuid-Afrika te registeren en om het Unabridged Marriage Certificate aan te vragen. Ik stuur vooraf een kopie per e-mail van al jullie documenten, zodat ze daar kunnen nakijken of alle documenten correct zijn. Jullie nemen vervolgens alle originele zelf mee naar Zuid-Afrika en deze originele documenten worden ingeleverd bij Home Affairs.

Home Affairs

De originele documenten geven jullie zelf af aan de trouwambtenaar. Die levert dit in bij Home Affairs in Zuid-Afrika. Home Affairs is ongeveer hetzelfde als een gemeentekantoor. Ik heb geen enkele invloed op wat zij met jullie gegevens doen of hoe lang ze dat bewaren. Ook stuur ik zelf geen documenten naar Home Affairs, maar gaan alleen de door jullie zelf aangeleverde originelen en kopieën naar Home Affairs.

Accommodatie, fotograaf en andere door jullie gekozen partijen

Ik moet minstens jullie voornamen doorgeven aan alle partijen. In Zuid-Afrika is het meestal verplicht je te identificeren als je ergens slaapt, dus de accommodatie zal sowieso meer informatie van jullie vragen bij aankomst. Ik geef standaard jullie voor- en achternamen door. En jullie geboortejaar (en in geval van aanwezigen kinderen, ook hun leeftijd). En vraag jullie toestemming of ik ook jullie telefoonnummer aan deze personen door mag geven.

 

Hoe lang bewaar ik jullie gegevens?

Nadat jullie bruiloft door mij volledig is afgerond, verplaats ik het mapje met jullie gegevens van mijn laptop en One Drive naar mijn externe harde schijf. Deze schijf ligt veilig opgeborgen in een met slot afgesloten kast in mijn woning. Ook de ordner met jullie uitgeprinte gegevens staat in deze kast. Alle e-mails met betrekking tot jullie bruiloft archiveer ik in een map in mijn e-mailprogramma.

Al deze gegevens bewaar ik 7 jaar voor de Belastingdienst. Uiteraard zijn niet alle mails en documenten noodzakelijk voor de Belastingdienst. Mochten jullie willen dat ik jullie gegevens gelijk verwijder, stuur mij dan gerust een bericht, dan verwijder ik alles wat niet relevant is voor de Belastingdienst.

Beveiliging van jullie gegevens

Ik respecteer jullie privacy en zal vertrouwelijk met jullie gegevens omgaan. Ik gebruik jullie gegevens alleen om jullie bruiloft te kunnen organiseren.

Op mijn laptop en telefoon staan goede virusscanners en deze apparaten zijn alleen toegankelijk voor mijzelf. Mijn telefoon en laptop gaan nooit op een wifi netwerk, maar gebruiken altijd alleen mijn eigen hotspot.

De kast waar de ordners en de externe harde schijf in liggen is door middel van een slot afgesloten. De map met alle gegevens van alle bruidsparen op mijn laptop heeft een wachtwoord, dus zelfs als mijn laptop wordt gestolen, is het lastig voor de dieven om daarbij te komen.

Mijn e-mails staan bij Google G-Suite. In oktober 2017 heeft Google versie 2.0 van het Amendement gegevensverwerking (DPA 2.0) voor G Suite en Cloud Identity uitgegeven. Deze update bevatte wijzigingen voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Alle mails die ik verstuur over jullie bruiloft zal binnen dit programma blijven.

Ik heb passende technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen, waaronder versleuteling middels een SSL-certificaat, zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die ik vanuit Fundisa Weddings verwerk.

 

Jullie recht op inzage, correctie, verwijdering en het meenemen van jullie eigen gegevens

Jullie hebben altijd het recht jullie toestemming voor het verwerken van jullie gegevens op basis van toestemming in te trekken, waarna ik deze gegevens niet meer zal verwerken. Het intrekken van deze toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking op basis van jullie toestemming, die plaatsvond vóór deze intrekking.

Jullie hebt ook recht op inzage in jullie eigen persoonsgegevens en het recht om jullie persoonsgegevens te rectificeren.  Als jullie willen weten welke persoonsgegevens ik van jullie verwerk, dan kunnen jullie een schriftelijk inzageverzoek doen. Mochten jouw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kun jullie mij schriftelijk verzoeken om die gegevens te wijzigen of aan te vullen.

Daarnaast hebben jullie een recht op het wissen van jullie persoonsgegevens, een recht op het beperken van de verwerking en een recht om tegen de verwerking bezwaar te maken. Bovendien hebben jullie recht op het overdragen van, of het overdraagbaar maken van deze gegevens. Ook hiervoor kunnen jullie een schriftelijk verzoek doen.

Ik zal jullie verzoek binnen 4 weken in behandeling nemen. Onder schriftelijk wordt ook verstaan een e-mail. Dit verzoek kan aan mij (Fundisa Weddings) gestuurd worden via privacy@fundisa-weddings.nl.

Klachten

Indien wij er samen niet uit komen, en dat lijkt mij bijna niet mogelijk, maar stel dat dat echt niet lukt, dan kunnen jullie bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in dienen over hoe ik met jullie persoonsgegevens omga.

Vragen?

Als jullie nog vragen hebben over mijn privacy beleid, laat dat dan weten. Stuur een mail naar Fundisa Weddings via privacy@fundisa-weddings.nl

Iris Diekstra – Van der Maden

Fundisa Weddings

privacy@fundisa-weddings.nl

06 3308 1443

Bergkristal 17, 6922 NP  DUIVEN

KvK nummer 67684777, Btw nummer NL164800505B02

De algemene voorwaarden van Fundisa Weddings vind je hier.

Privacy Verklaring Fundisa Weddings

Privacy Verklaring Fundisa Weddings, Privacy Verklaring Fundisa Weddings en Privacy Verklaring Fundisa Weddings en Privacy Verklaring Fundisa Weddings. En Privacy Verklaring Fundisa Weddings, want Privacy Verklaring Fundisa Weddings omdat Privacy Verklaring Fundisa Weddings. Maar Privacy Verklaring Fundisa Weddings dus Privacy Verklaring Fundisa Weddings en Privacy Verklaring Fundisa Weddings.

© Copyright - Fundisa Weddings | Iris Diekstra, e-mail: iris@fundisa-weddings.nl, telefoonnummer 06 3308 1443 (ook WhatsApp)